3 个电子表格技巧让初学者感觉像专业人士

让我们一起面对现实：电子表格可能很可怕。当然，添加边框和为单元格涂上不同的颜色很容易，也许你甚至知道如何使用 SUM 和 AVG 等基本函数。太神奇了。

但现实是，您必须真正了解自己在做什么，才能释放 Microsoft Excel 或 Google Sheets 等平台的真正威力。这条路很漫长，不断的升级需要您随时了解新工具和新功能。

不过，每个人都需要从某个地方开始，因此这里有三个针对初学者的基本电子表格技巧，无论您喜欢微软的套件还是谷歌的协作性质。

我应该使用 Excel 还是 Google Sheets？

如果你沉迷于 TikTok，那么你可能已经看到过 Excel 小姐（真名 Kat Norton）在 Excel 电子表格前跳舞，教用户如何冻结列，同时随着 Vanilla Ice 的“Ice Ice Baby”舞动起来。即使你从未关心过 TikTok，也要知道她的电子表格技能非常强大。

“我看到的最大问题之一就是人们不知所措，”诺顿在谈到教观众如何充分利用电子表格时说道。“这就是我试图告诉人们 Excel 是一种可以帮助你的工具。”

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如果你是初学者，无法使用 Microsoft Office，Google Sheets 是一个完美的替代品。两者都是类似的平台，Norton 说选择主要取决于偏好和可用性。但如果你要处理大量数据，Miss Excel 的偏好并不令人意外：“Excel 在数据分析方面更强大。”

如何使用 VLOOKUP

Norton 表示，VLOOKUP 是电子表格程序中最常见、最有用的功能之一。它可以帮助您使用引用在列中查找某些内容 - 可以将其视为增强版的“查找”快捷键 (Ctrl/Cmd + F)。例如，如果您的表格中有姓名、电话号码、地址、邮政编码、城市和电子邮件，则可以使用此功能通过引用某人的姓名来快速查找有关该人的特定信息。

要使用它，请在要显示结果的单元格中输入函数=VLOOKUP 。它看起来像这样：

=VLOOKUP(搜索键，范围，索引，[是否已排序])

在 Excel 和 Google Sheets 中，您都会看到平台获取结果所需的参数或实参。在本例中，有四个参数：

搜索键

这是您的引用。在这里，您可以使用单元格的值（其中的数字）、该单元格内的文本字符串（在函数中，您始终需要将其放在引号内）或单元格编号（引用所在列的字母，后跟行号）。在此示例中，它将是您要查找其信息的人员的姓名 — “jane smith”。

范围

这是 VLOOKUP 将要搜索的单元格组。它必须包含您的搜索键所在的列（名称列）以及可能包含结果的任何列。您可以通过使用鼠标或触控板突出显示列，或使用冒号指示该选择的左上角单元格和右下角单元格的编号来添加此参数。如果您的范围包括前三列的前 20 行，那么您的范围将是 A1:C20。

指数

这是结果所在列的编号。在 Excel 和 Google 表格中，列由字母标识，但在本例中，该字母被转换为数字，其中 A 为 1，B 为 2，依此类推。

（可选）is_sorted

这是最简单的参数，因为您只有两个选项：TRUE 或 FALSE。在 Google 表格中，后者是默认选项，这意味着平台将搜索与您输入的搜索键完全匹配的内容。如果您使用 TRUE，平台还将提供来自类似搜索键的结果。当您的通讯录中每个人可能有多个条目，并且其中一些条目的拼写可能不同（例如“Jayne Smith”或“Jane Smit”）时，此功能非常有用。

• 专业提示：括号内的所有参数都是可选的。这意味着您可以将这些字段留空，但该函数仍会提取结果。
• 注意：此工具的一个主要警告是，您无法查找搜索键左侧的任何内容。这意味着，如果您的搜索键位于 D 列（或 4 列），则您的索引不能是 2 或 3。

填写完所有参数后，关闭括号并按回车键即可调出结果。瞧！您刚刚使用了 =VLOOKUP 函数。

如何复制和粘贴选定的列

如果您有一个包含很多列的大型电子表格，您可能只想选择其中的某些列并将其粘贴到工作表中，以便于阅读。您可以慢慢来：选择并复制每一列，转到新电子表格，粘贴复制的数据，然后重复此过程几次，直到获得所需的所有信息。您也可以快速完成此操作。

首先隐藏您不想粘贴的列。在 Google 表格中，您可以右键单击每个列并选择隐藏列。使用 Excel，您可以执行相同操作，或者在按住 PC 上的 Control 或 Mac 上的 Command 的同时单击要隐藏的列，然后按快捷键Ctrl + 0来选择它们。

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此后，您将看到要粘贴的数据。如果您尝试复制它，会发生什么情况将取决于您所使用的平台。在 Google 表格中，您可以将表格复制并粘贴到新的电子表格中，它会按原样传输 - 包括隐藏的列，但仍然隐藏。但在 Excel 上，您会看到程序会复制并显示隐藏的列 - 因为即使您看不到它们，它们仍然存在。

为了防止这种情况，请选择表格，导航到 Excel 的主菜单，转到“查找和选择” ，然后选择“转到特殊” 。在出现的弹出窗口中，选中“仅可见单元格”旁边的圆圈，然后单击“确定”。现在，您可以复制表格（不包括隐藏的列）并将其粘贴到您想要的任何位置。

如何将短语拆分为单个单词单元格

如果您曾经整理过联系人表，那么您可能在姓名方面遇到过困难。将姓和名放在不同的列中可以更轻松地按字母顺序对联系人进行排序。但是，如果您正在处理的文件已经包含一堆包含人员全名的单元格，那么您可能会认为复制和粘贴每个单元格是唯一的选择。但事实并非如此。

在 Excel 中，在包含全名的列右侧插入一列 - 这是姓氏所在的位置。然后，选择全名列，并在数据菜单中单击文本到列。在弹出窗口中，选择分隔符并单击下一步。选择要使用的分隔符：空格、逗号或分号。只需选择所需字符旁边的框即可。如果未列出要使用的字符，请选择其他旁边的圆圈并复制旁边字段中的字符。单击完成，即可享受整齐有序的联系人列表。

使用 Google 表格会更加容易。选择包含要拆分的文本的列，然后转到数据，并选择将文本拆分为列。将出现一个小弹出窗口，询问平台应使用什么作为分隔符 - 您可以通过选择自动检测来使用 Google 的计算能力，或者您可以像在 Excel 中一样从菜单中选择分隔符或输入自定义分隔符。选择它后，电子表格将自动适应新列，您的文本将被拆分成不同的列。