9 个 Gmail 功能助您告别收件箱，重新投入工作

尽管电子邮件是我们大部分工作的中心枢纽，但它也可能是生产力杀手。一天中所有时间，每个人都在争夺你的注意力，而那个小小的未读图标会嘲弄你，直到你屈服并重新打开收件箱查看发生了什么。这当然会打断你实际工作的流程。

我和其他人一样，都是通知图标的奴隶。在理想情况下，我会学会继续前进，并在其他任务之间有时间处理电子邮件。但这并不像听起来那么容易。因此，我没有改变自己的行为，而是学会了一些 Gmail 技巧，这些技巧可以帮助我花更少的时间发送电子邮件，花更多的时间工作。

暂停 Gmail 收件箱以停止大量通知

是的，您可以关闭电子邮件标签，但您很可能确实需要访问一些工作邮件。在这种情况下，您需要一个名为“收件箱暂停”的 Gmail 插件。在浏览器中安装该扩展程序，您会在 Gmail 的左侧边栏上看到一个大大的“暂停”按钮 - 每当您需要停止接收邮件时，单击它即可。别担心，您不会错过任何东西，如果您有紧急的事情，您可以选择让某些发件人通过。

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如果您不想为此安装第三方扩展程序，还有其他一些解决方法可能会有所帮助。例如，如果您只需要访问旧邮件并希望避免任何在线干扰，则可以离线使用 Gmail。只需点击屏幕右上角的齿轮图标，点击查看所有设置， 并选择离线选项卡。选中启用离线邮件旁边的复选框，然后单击保存更改完成。此功能可让您在完全断开网络连接时查看电子邮件。（当然，这仅在您不需要互联网的其他部分来工作时才有效）。

您还可以使用第三方电子邮件客户端（如 Thunderbird 或 Apple Mail）设置 Gmail 帐户。这样，您就可以在需要安静时打开应用程序并将其置于离线模式，这样您就可以在电子邮件冻结的同时继续使用网络。只需前往 Gmail 的“设置” 转到转发和 POP/IMAP选项卡，找到IMAP 访问，然后 勾选启用 IMAP 旁边的复选框。这将允许这些桌面程序访问你的电子邮件。

将不重要的电子邮件暂停以供稍后处理

尽管有生产力专家的建议，但我的收件箱还是兼作待办事项清单。（嘿，我不是唯一一个。）它对我来说很管用：未读邮件不断提醒我需要采取行动。

不过，并非所有这些任务都需要立即回复，让它们在我的收件箱中未读会让我感到烦恼。此外，它们让我更难看到混杂其中的紧急内容。为此，Gmail 的暂停按钮成了我的新好朋友：在桌面上，将鼠标悬停在相关消息上，然后点击 右侧的小时钟图标，或右键单击电子邮件并选择“暂停” 。在移动设备上，根据您的个人配置，将未打开的消息向左或向右滑动。

延后功能会将电子邮件从收件箱中移除，直到您指定的时间为止 — 比如明天早上您有空与机械师预约。这样，您就可以保持收件箱整洁，无忧无虑，同时处理当前真正重要的事情。

安排在最合适的时间发送电子邮件

处理收到的电子邮件很少是一种有效的时间利用方式。最好将几个电子邮件会话分批处理（例如，每隔几个小时一次），然后将所有内容一次性处理完。这样，您就不会不断地用不相关的任务打断您的进度。

问题是，很难为每封电子邮件完美安排收件箱会话的时间。Gmail 的“计划”按钮可让您在需要时撰写电子邮件，并安排其稍后发送 - 因此它恰好会在您想要的时间到达。

写完电子邮件并选择收件人后，点击发送按钮右侧的向下箭头，然后点击安排发送。Gmail 会为您建议三个预定时间，包括明天下午和周一早上。如果这些都不行，您可以点击选择时间和日期，然后使用出现的日历选择您希望邮件到达目的地的确切时间。最后点击安排发送。在 Gmail 应用上，流程类似：只需点击屏幕右上角的三个点，然后选择安排发送。

您安排的邮件将保留在 Gmail 主侧边栏的“已安排”文件夹中。如果您需要更改或取消安排任何邮件，您可以在此处找到它们。

不要再浪费时间打字了

“写电子邮件很浪费时间”这句话听起来可能有点傻，但在自动化时代，这确实是真的。Gmail 有许多功能可以帮助您更快地起草邮件，这样您就可以重新投入实际工作。

模板已经存在很久了，尽管它们曾经被称为“预设回复”。这些模板允许您保存经常使用的某些文本块，只需单击几下即可将它们插入到任何电子邮件中。例如，您可以使用它们输入您的地址，或者发送表单回复来回答您每天都会被问到的问题。

如果您拥有 Google Workspace 帐户（例如通过您的雇主或教育机构），您可以通过打开新邮件、输入要保存的文本并点击邮件右下角的三个点来创建模板。在出现的菜单上，将鼠标悬停在模板上并选择将草稿另存为模板。然后，在撰写电子邮件回复时，您可以转到同一菜单以插入任何模板中的文本 - 您将能够通过主题行识别它们。

Gmail 上的智能撰写是另一项实用功能，可供所有用户使用。此工具将预测您将要输入的内容，并以灰色文本显示剩余的句子。您可以按Tab 键完成预测，然后继续输入。如果您禁用了此功能（我明白，它很分散注意力），您应该再试一次。一旦习惯了它，您会发现浏览某些邮件的速度非常快。如果您想完全跳过输入步骤，可以选择 Gmail 的回复芯片之一，您可能会在回复电子邮件时看到它。这些 AI 生成的选项可能就是您所需要的，因此您可以选择三个大多无害的短语之一，例如“听起来不错！”或“祝你周末愉快！”，然后点击发送。

Google 最近将其 AI 平台 Bard 集成到 Gmail 的网页版中。如果您注册了 Google Workspace Labs，则可以启用 Duet AI，这是一款实验性的 AI 电子邮件编写器，它会在您给出提示后为您编写邮件。要注册，您可以访问 Google Labs 网站并选择加入 Workspace Lab。

完成后，当您撰写新的 Gmail 邮件时，会出现一个彩色导航栏 - 单击“帮我撰写”开始，然后撰写提示。您可以尝试任何操作，例如“为潜在客户撰写节日快乐信息”或“给我孩子的老师写一封道歉电子邮件，因为他们咬了教室里的宠物”。点击“创建”查看结果。您也可以通过点击“重新创建”要求 Duet AI 为您提供第二稿，或者请求更改 - 点击“优化” ，然后选择“形式化” 、 “详细说明”或“缩短” 。看到喜欢的内容后，点击“插入”将邮件添加到正文。请记住，AI 需要很大的创造性和事实自由，因此您需要确保在点击“发送”之前一切都看起来不错并且准确无误。

最后，您可以使用 Gmail 的多个签名功能，根据您发送电子邮件的对象在不同的​​签名之间切换。只需转到“设置” ， 在常规下，向下滚动到签名并点击新建。准备好所有需要的内容后，点击撰写窗口中的笔图标即可在它们之间切换。

静音分散注意力的电子邮件线程

我的朋友和家人喜欢在多人电子邮件中开长篇大论，分享一些愚蠢的笑话、政治辩论或其他浪费时间的废话。不幸的是，没有办法完全离开一个帖子，除非有人催促你把邮件移到密件抄送。但 Gmail 提供了次优方案：静音功能，当有新邮件到达时，该功能可防止帖子出现在你的收件箱中。

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要在 Gmail 中静音某个主题，请右键单击该主题并选择静音— 就是这样。其他邮件仍将被标记为未读，但它们将完全跳过收件箱并进入“所有邮件”选项卡的底部，除非您搜索它们，否则永远不会被看到。这样，如果您愿意，您可以稍后再关注这些主题 — 并且如果它们变得相关，您甚至可以取消静音。

这个故事已更新。它最初于 2020 年发布。