为什么应该使用白名单来管理电子邮件

电子邮件的简单和便捷使信息过载成为一个真正的问题。现在，公司、朋友、委员会、同事、社交网络、应用程序、组织、亲戚、垃圾邮件发送者和机器人日夜轰炸我们的收件箱，将这种曾经看似神奇的沟通方式变成了一个充斥着不重要信息的泥潭，我们永远也不会有时间阅读这些消息。

但您可以使用白名单来改善这种情况。此功能多年来一直存在于大多数电子邮件客户端中，可让您更好地控制哪些邮件真正发送给您。

电子邮件白名单的工作原理

如果你仔细想想每天涌入你收件箱的所有电子邮件，你可能会注意到大多数都是未经请求的，并不是专门发给你的。这种对电子邮件的宽容态度是邮件不断堆积到令人望而生畏的程度的原因。

相较于让所有邮件通过，然后尝试过滤掉垃圾邮件（这是电子邮件管理的常规方法），白名单是一种更主动的选择。您将设置一份您真正乐意接收邮件的联系人名单，而您的电子邮件客户端将从一开始就将其余联系人降级。毕竟这是您的收件箱，也许是时候对哪些邮件可以访问它进行更严格的限制了。

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对于所有未列入白名单的电子邮件，降级将根据您使用的电子邮件应用程序以及您如何设置白名单而有所不同。除非您非常勇敢，否则您可能不想将不在白名单上的所有内容直接发送到垃圾箱文件夹。例如，更实际的替代方案是将这些邮件标记为不太重要或将它们移动到其他文件夹以供稍后检查。降低这些电子邮件的优先级将使它们不那么分散您的注意力，因此您可以专注于真正需要您注意的邮件。

请记住，使用白名单时，您总是有可能错过名单之外的人发送的真正重要信息。这就是为什么养成偶尔检查非白名单消息的习惯总是一个好主意。

如何在收件箱中设置白名单

不同的电子邮件应用程序采用不同的白名单方法，因此您需要了解所选程序提供的功能并进行相应配置。最重要的是，在选择如何处理列入白名单和非列入白名单的邮件时，您通常拥有足够的灵活性。

在网页版 Gmail 中，点击屏幕顶部搜索框右侧的搜索选项图标（三个滑块），然后在发件人字段中输入要列入白名单的人员的电子邮件地址。点击创建过滤器并确定 Gmail 中白名单的含义：例如，您可以自动为列入白名单的电子邮件加注星标，使用标签将其标记为重要，或将其归类为优先电子邮件。无论您选择做什么，都不要忘记选择从不将其发送到垃圾邮件。

然后，您可以使用这些标签来帮助您管理电子邮件。您可以将网页版 Gmail 设置为首先显示已加星标的邮件（点击右上角的齿轮图标，然后点击“首先加星标” ）；或者您可以将 Gmail 移动应用设置为仅在收到优先邮件时向您发送通知。您甚至可以创建专用的白名单标签，然后使用它在网页版和手机上优先显示这些邮件。

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Windows 自带的 Microsoft Mail 应用没有白名单功能，但 Web 上的 Outlook 有。要使用它，请单击齿轮图标（右上角），然后选择查看所有 Outlook 设置、电子邮件、规则和添加新规则。您可以让 Outlook 将特定发件人的电子邮件固定到收件箱顶部，将其标记为重要，对其进行分类或将其添加到特定文件夹。

在 macOS 上的 Apple Mail 中，您可以通过点击邮件、设置和规则来开始白名单。选择添加规则，然后为要列入白名单的联系人创建一个规则。在 Apple Mail 中，您可以将这些邮件移动到特定文件夹、为其应用标记或将其设置为特定颜色，以帮助您更好地管理它们。您还可以确保这些电子邮件在到达时播放声音或提示 macOS 通知，这样只有最重要的电子邮件才能引起您的注意。