我使用 Google Tasks 将我的 Gmail 收件箱变成了待办事项列表，现在没人能阻止我了

自从有了 Gmail 收件箱以来，我就一直将其用作待办事项列表，嘲笑那些说这是坏主意的人。但是，虽然每天管理一两条消息很容易，但随着我的职业生涯不断进步，收到的消息越来越多，并且发现自己要处理更长期的责任，我开始感到挣扎。是时候放弃了吗？永远不要放弃。一定有解决办法。

还有：Google Tasks。虽然这个工具自 2008 年就已存在，但它很容易被忽视。甚至当你在浏览器中点击 Gmail 收件箱顶部的 Google 应用图标（一个三乘三的网格）时，它都不会出现。尽管没有大肆宣传，但 Tasks 很快就成为了我管理PopSci的 DIY 部分时不可或缺的工具。

如何将电子邮件移动到 Google Tasks

我的收件箱待办事项列表的最大问题之一是，我几乎不可能记住每条消息对我意味着什么。尽管我用颜色编码的星号标记了它们，但我仍然必须浏览列表并积极提醒自己每颗星号代表什么以及每条消息需要采取什么具体行动。现在，我只需单击或点击一下，即可将重要线索发送到任务。

在浏览器中选择或打开任何电子邮件，您将在屏幕顶部看到“添加到任务”图标，其中有多个选项，可让您删除邮件或将其标记为未读。它看起来像一个带有复选标记和小加号的圆圈。单击它，您的线程（或线程）将移动到屏幕右侧显示的任务列表。我喜欢在工作时保持此列表打开，但如果您关闭它，只需单击右侧的任务按钮（带有风格化的黄白复选标记的蓝色圆圈）。

在 Gmail 应用中，您会在屏幕右上角的三个点下找到“添加到任务” 。您还需要使用 Android 内置的任务应用或免费下载的 iOS 应用，以便在手机上使用此实用程序。

如何编辑 Google Tasks

不过，你还没有完成。除非你喜欢重复电子邮件主题行的任务，否则你应该点击任务本身并将其重命名为你能记住的名称。例如，我根本不可能记得我保存一个名为“回复：转发：转发：回复： PopSci DIY 的 6 月推介和项目 1 和 2 的 5 月发票 + 收据”的任务的原因。不，它被保存为“评估 Andy 的推介”。

在浏览器或应用中选择任务还可以提供其他编辑选项。您可以选择截止日期和时间，以及决定它是否是重复一定天数、周数、月数或年的定期任务。但是，您无法创建不定期事件，因此如果您有每周一和周五重复的事件（例如员工会议），则必须创建单独的任务。要包含更多信息，请更改“详细信息”字段以添加任何注释。

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无论您做什么，任务都会通过一个包含主题行和信封图标的椭圆形按钮与原始电子邮件线程保持关联。单击此按钮，相关邮件将在您的收件箱中打开。

不过，需要注意的是：我建议只在需要你全权负责后续事宜的电子邮件中使用任务。如果你有很多任务，并给自己留了一条提醒，说“如果 Jess 没有回复，请跟进”，那么在接下来的一周里，主题本身没有任何内容表明你何时将其链接到任务。如果 Jess 确实回复了，而主题继续，而你没有跟踪，你可能会迷失方向，最终发送一封不必要的后续电子邮件。

如何组织你的 Google Tasks 列表

除非您自定义了任务，否则每个新条目都会出现在列表顶部，无论您是直接从电子邮件、任务列表中的添加任务按钮还是任务应用中的加号按钮添加它。Google 将此组织方案称为我的顺序，它允许您通过选择列表中的每个任务、单击其左侧的六个点并将其拖动到您想要的位置来移动它。在应用程序中，按住某个任务，然后拖动它。如果您喜欢按重要性对任务进行排序，此策略会很有用。

另一个选项是点击主菜单按钮（浏览器中“添加任务”旁边的三个垂直点，或 Tasks 移动应用程序右下角的三个水平点），然后选择排序依据下的日期。当您为任务分配日期或时间时，最接近的截止日期将显示在列表顶部，没有日期的任何内容将移至底部 - 包括新任务。

您还可以通过单击三个垂直点来创建子任务，然后在浏览器中选定的任务旁边添加子任务。在移动应用程序中，打开一个任务并点击添加子任务。该应用程序还允许您按住并拖动项目，然后将其缩进以创建子任务。如果电子邮件线程需要您执行多项操作，这很有用，但根据我的经验，它在应用程序中效果要好得多。

如果您有许多任务，您可以通过创建多个列表来进一步组织它们。只需点击浏览器中任务侧栏顶部的下拉菜单，或应用程序左下角的三条水平线，然后点击创建新列表。您可以通过转到主菜单并选择重命名列表来重命名任何列表。例如，使用此功能可以分隔需要在家或工作中完成的事情列表，或与不同项目相关的列表。

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当你翻阅待办事项时，点击每个任务左侧的圆圈将其标记为已完成，已完成的项目将填充列表底部的已完成任务列表。你可以点击显示已完成的位置来查看它们，或者点击复选标记将它们标记为未完成，将它们返回到列表中。转到主菜单并选择删除所有已完成的任务，即可删除整个库存。

高级 Google Tasks 技巧

随着您越来越习惯使用任务，您可能想要深入了解。键盘快捷键是提高待办事项效率的一种方法。Google 在浏览器的主菜单按钮下提供了这些快捷键的列表，但您可以通过在 Windows 上按Ctrl + /或在 Mac 上按Cmd + /来更快地访问它。

不过，我会在这里列出一些不错的待办事项：

• 将任务标记为完成或未完成： Space
• 进入编辑模式：输入
• 退出编辑模式： Esc
• 删除任务： Backspace

如果您的列表太多，无法在 Gmail 中处理，您也可以将其扩大。TasksBoard 是一款适用于 Google Tasks 的桌面应用，可让您在一个大板上管理列表，同时与其他人共享列表并将其导出到 Google 表格（以及其他功能）。

还有适用于 Google Tasks 的全屏功能，这是 Google Chrome 的一个扩展程序，其工作方式与新浏览器选项卡或窗口中的桌面应用程序类似。但如果您和我一样，您可能会对 Gmail 收件箱中简单的 Tasks 侧栏感到满意——至少目前如此。