文本扩展器是你需要掌握的神奇生产力工具

如果我们告诉您，您可以用极短的时间完成最繁琐的工作，您会怎么想？如果您回答“我的老板只会让我做其他工作”，那么，您可能是对的。我们对此无能为力。但我们可以帮助您更高效地发送电子邮件、数据输入以及任何其他需要您整天插入重复、公式化文本的任务。怎么做？文本扩展器。

这些几乎看不见的自动化应用程序可让您快速插入文本片段，自动输入数据的某些方面，并通常使您的工作流程更高效。它们可能只会为您节省每项任务几秒钟的时间，但这些时间加起来就是一笔不小的开支。您不仅可以轻松浏览电子表格，而且所有这些重复工作都会减轻您的大脑负担，让您更轻松地完成日常清单。

文本扩展器的作用

文本扩展器在众多生产力工具中占据着独特的地位，几乎每个人都可以从中受益，但它们的使用案例非常个性化，很难准确解释它们为什么有用。需要花点功夫才能弄清楚它们如何融入你的工作流程，但一旦你做到了，它们就不可或缺了。考虑到这一点，以下是文本扩展器如何帮助你工作的几个例子：

自动填写重复的电子邮件片段

如果您把所有时间都花在发送电子邮件上，那么大多数文本扩展器的片段功能可以帮到您。这些是您只需按几下键就可以分配的文本块。因此，您无需每次要求客户支付发票时都输入新消息，而是可以将第一封电子邮件的文本保存为片段，然后快速将其插入到后续的类似电子邮件中。由于这种保存文本的方法比完整的电子邮件模板更模块化，因此您可以将重复的电子邮件分成几部分，并根据需要添加不同的部分。

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根据你正在交谈的人自定义你的电子邮件签名

电子邮件签名是一种向人们提供有关您自己的信息的有效方式，而不会让您的电子邮件令人难以忍受。但是，您可能希望客户拥有与同事不同的信息，或者您可能希望同事而不是朋友拥有更专业的签名。通过创建不同的签名并将它们分配给不同的缩写（例如“sig1”或“sig2”），您可以定制您的电子邮件，而无需给自己增加大量额外工作。

即时计算到期日和其他重要数据

一些文本扩展器包含智能宏编辑功能，例如，它可以自动将某些数据输入到您的代码片段中。比如，您想发送一封电子邮件，告诉某人付款将于两周后到期。您可以打开日历，自己找到确切的日期，或者您可以使用数学宏，在使用该代码片段时自动将 14 天添加到当前日期。这不仅可以为您节省一些打字时间，而且每次都会为您进行计算。计算机擅长数学！让它们去做吧！

自动纠正常见错误（常规自动更正无法发现）

您的计算机可能会注意到您拼写错误，但您也可能会发现专有名词或专有词下方出现了红色小波浪线。如果您想确保自己不会意外拼错老板的名字 Butte 先生，您可以将其添加到文本扩展器中，这样如果您意外输入其他内容，它就会自动更正。虽然您可以使用计算机的内置自动更正功能来实现这一点，但文本扩展器在与他人合作时效果更好，因为您可以：

与团队中的其他人分享你的片段

许多文本扩展器允许您与团队中的其他人共享和同步您创建的快捷方式（尽管团队通常是付费功能），因此您不仅可以阻止自己拼错老板的名字，还可以确保其他人也不会拼错。

这些只是使用文本扩展器提高工作效率的众多方法中的一小部分，但与大多数生产力应用程序一样，最好查看您的个人习惯，看看它们何时能有所帮助。您比任何人都更了解自己的工作流程，因此，如果您习惯于重复性任务，请看看是否可以将这些工作转移到文本扩展器上。

我们最喜欢的文本扩展器

就市场上可供选择的选项数量而言，文本扩展器只有待办事项列表和电子邮件应用程序可以与之匹敌。如果其中一种不能完全按照您想要的方式工作，那么很有可能还有另一种效果更好的。我们将在此概述一些最突出的选项，但还有更多其他选项。

文本扩展器

TextExpander 是最古老的老式应用程序之一，也是最容易使用的应用程序之一，它支持 Windows、macOS、Chrome（浏览器和操作系统）和 iOS，并且可以在所有这些平台上同步代码片段。它具有大量管理团队的功能，包括与同事共享代码片段的能力以及管理谁可以编辑哪些代码片段的权限系统。

TextExpander 还允许您创建填空片段，它会弹出一个窗口，要求您填写您在其中构建的任何变量，例如人员姓名或价格信息。如果您发送大量内容大致相同的电子邮件，但仍需要更改一些信息，那么此功能特别方便。

这是一款付费应用，单个用户每月起价 3.33 美元（按年计费），团队用户每月起价 8.33 美元（同样按年计费）。如果您想在付费之前了解其使用情况，可以免费试用两个较低级别的 30 天。

对于使用 Windows、macOS、Chrome 和 iOS 的个人用户， TextExpander 的起价为每月 3.33 美元。

短语表达

PhraseExpress 是 TextExpander 的强劲竞争对手之一，它提供大量宏和脚本功能，可让您自动执行启动应用程序或打开网页等基本任务。它甚至还有一个配套的宏记录器，可让您记录重复执行的操作，并将其转换为应用程序可以通过一个按钮为您重复执行的操作。您可以在此处查看 PhraseExpress 的完整功能列表。

PhraseExpress 采用免费软件模式，对个人用户完全免费。该公司要求，如果您将该应用用于任何商业用途，请购买终身许可证（起价约为 47 美元），但如果您不购买，公司不会阻止您使用该应用。它只会在您使用某些付费功能时提醒您，而且只有在您使用该应用的前 30 天后才会提醒您。如果您想尝试将文本扩展器纳入您的工作流程，但又不确定是否愿意为此付费，那么这是一款不错的入门应用。

PhraseExpress对于 Windows、macOS 和 iOS 上的个人用户是免费的。

文本

与此列表中的其他应用一样，aText 可让您为文本块、自动更正和图像创建片段，并具有脚本功能来生成日期或自动执行按键。虽然其他应用会通过自己的服务器为您同步数据，但 aText 可以通过您控制的存储（如 Dropbox、Google Drive 或 iCloud）同步数据，如果您想采用更自主的方式来使用文本扩展器，这可能会很有吸引力。

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此工具在 Windows 上是免费的。就是免费。没有免费软件，没有试用期。如果你想在 Mac 上使用它，需要花费 5 美元。这使得 aText 成为进入文本扩展的最便宜的方法之一，即使你选择付费方式。它不适用于那么多平台（只有 Windows 和 macOS），但如果你不需要管理团队或设计极其复杂的文本扩展脚本，这是一个很好的切入点。

aText对于 Windows 来说是免费的，对于 macOS 来说是 5 美元。